Organizzazione e Sistemi Informativi

Sviluppo Organizzativo

Nel corso del 2020, sono proseguite le attività a supporto delle acquisizioni e delle razionalizzazioni societarie e per il miglioramento del funzionamento e della competitività, nel rispetto del modello organizzativo di Gruppo.
In tale contesto la struttura di Organizzazione è stata ridisegnata, attribuendo alla stessa tutte le attività di gestione e coordinamento dei progetti trasversali e di Change Management e ricercando maggiori sinergie con le attività relative ai sistemi di gestione certificati.
Per favorire il raggiungimento degli obiettivi di Gruppo e delle singole Società che ne fanno parte, in coerenza con quanto previsto nelle Linee Guida Strategiche del Piano Industriale, sono stati avviati o sono proseguiti importanti progetti di trasformazione, sviluppati insieme ad un profondo percorso di Change Management; in particolare:

  • è proseguito il programma mirato a ridisegnare l’intero processo di gestione e relazione con i Clienti, dal primo contatto alla fatturazione, denominato “Programma Trasformazione Mercato”;
  • nella Business Unit Reti è stato esteso il progetto per l’utilizzo di un nuovo sistema di Asset Management e di un sistema di Assest and Work Force Management (AM-WFM) alle altre società facenti capo a Ireti ed è proseguito il progetto “IrenWay”, con l’obiettivo di realizzare un nuovo e unico sistema informativo tecnico-commerciale per la gestione del servizio di distribuzione Gas, Energia Elettrica e del Ciclo Idrico Integrato;
  • nell’ambito della Business Unit Ambiente è proseguito il progetto “Just Iren”, con l’avvio del nuovo sistema gestionale, operativo e informatico per la società AMIAT, sistema che permetterà di ottimizzare la gestione del processo di raccolta, spazzamento e conferimento rifiuti favorendo altresì l’interazione con il Cliente/Cittadino e con gli Enti locali cui si presta il servizio;
  • per quanto riguarda i progetti trasversali, è stato avviato il progetto “Digital Workplace”, finalizzato a consentire a tutti i dipendenti del Gruppo di accedere con facilità alle informazioni e collaborare in modo sicuro ed efficiente sia in ufficio sia da remoto;
  • è proseguita la sperimentazione della metodologia agile nell’ambito del programma “Digital Factory” (articolato in diversi progetti sviluppati con le Business Unit e alcune Direzioni centrali) e della metodologia lean a supporto dell’efficientamento dei processi e il miglioramento delle performance di business;
  • è stata inoltre completata la prima fase del progetto di definizione del modello dei ruoli aziendali e la successiva mappatura su tutta l’organizzazione di Gruppo.

L’inizio pandemico ha costituito una sorta di stress test dei percorsi di cambiamento avviati, costringendo ad accelerare la diffusione del lavoro da remoto e ad adottare in generale nuove modalità di lavoro (quali ad esempio la “partenza da casa” per il personale delle squadre operative), basate da una lato sulla responsabilizzazione e sulla maggior autonomia delle persone, dall’altro su un diverso sistema di leadership, tematica su cui si è avviato un innovativo percorso di formazione per i managers.
Grazie alle basi poste già in precedenza sia sul piano organizzativo e tecnologico sia sul piano culturale e alle specifiche misure adottate per prevenire e contrastare il contagio tenendo conto delle diverse situazioni operative che caratterizzano il Gruppo, nonostante alcuni rallentamenti intervenuti nei mesi di lockdown, tutti i programmi di sviluppo organizzativo, come descritto sopra, sono proseguiti con successo e non si sono rilevati cali di produttività di rilievo.
È di tutta evidenza che bisogna ora consolidare le nuove modalità di lavoro sperimentate, individuando nuove forme di monitoraggio delle attività e massimizzandone il valore sia per le persone sia per le aziende, evitare i rischi di perdita di relazioni e coesione che il lavorare a distanza mettono a rischio, riprogettare gli spazi di lavoro.

 

Sistemi informativi

Il 2020 ha visto il prosieguo e/o il completamento di importanti progetti strategici per il Gruppo, come di seguito esposto.
In generale, oltre ai necessari adeguamenti, è in fase di attuazione il piano di informatizzazione e di digitalizzazione previsto dal Piano Industriale, con un significativo incremento di investimenti e costi operativi per sostenere il processo di trasformazione, sicurezza e sviluppo del Gruppo. Nel 2020 si sono inoltre supportate le incorporazioni/fusioni societarie, procedendo all’integrazione o alla standardizzazione dei sistemi a partire dall’area amministrativo-gestionale.
Per sostenere tale cambiamento e conseguire i risultati attesi si è fra l’altro proceduto al ridisegno organizzativo della Funzione Sistemi Informativi, rafforzando le strutture Solution Mercato e Reti, migliorando i livelli di servizio interni e sono stati avviati numerosi progetti.

Sul piano delle iniziative trasversali, in ambito Infrastrutture si segnalano in particolare i progetti relativi a:

  • Digital Workplace con il completamento dello spostamento delle caselle postali aziendali su cloud e l’avvio della migrazione dei pc aziendali sul nuovo model office;
  • l’estensione dello smart working al fine di abilitare le persone a lavorare da remoto data l’emergenza sanitaria;
  • la nuova rete geografica aziendale al fine di aumentare la resilienza e la velocità (in corso).
  • la segregazione rete IT/OT per aumentare la sicurezza informatica in conformità alle nuove normative NIS (in corso);
  • l’unificazione delle piattaforme di call center per il pronto intervento (BU Reti);
  • la virtualizzazione della rete con l’implementazione di una soluzione che aumenta la sicurezza aziendale sull’infrastruttura e abilita l’automazione delle operation;
  • l’innalzamento del livello di protezione dei server e dei client mediante l’implementazione di strumenti per l’analisi comportamentale che consentono di riconoscere azioni improprie o malevole in aggiunta a quanto già rilevato dagli antivirus tradizionali (in corso).

Per quanto riguarda l’area Corporate i principali progetti portati avanti nel 2020 sono stati:

  • L’ampliamento delle funzionalità del sistema di Performance e Recruiting, Success Factor, tramite l’adozione di un modulo per una gestione del personale centralizzata;
  • L’introduzione della Piattaforma Real Estate per la digitalizzazione dei processi di Property Management nel contesto più ampio del Facility, in prosecuzione nel 2021 con i temi di Building Maintenance & Construction;
  • Il consolidamento della piattaforma di integrazione per i progetti di Trasformazione Mercato e di Iren Way quale nuovo bus di comunicazione aziendale.

Sono, infine, state portate avanti numerose iniziative in ambito AFC tra le quali si citano l’introduzione del VIM (Vendor Invoice Management) per la riconciliazione automatica delle fatture fornitori ed un applicativo per il controllo della tassazione (Tax Framework Control).

Relativamente alla BU Energia, nel 2020 le principali aree che hanno subito significativi miglioramenti in termini ICT sono state:

  • l’Area Teleriscaldamento, mediante l’introduzione di un portale per la gestione e l’esercizio delle sottostazioni, oltre a soluzioni di gestione della qualità tecnica e commerciale in ottemperanza alle indicazioni di ARERA;
  • Area Termoelettrica, dove è stato introdotto uno strumento per la gestione documentale (tecnica) per la Centrale di Turbigo.

Per quanto concerne la BU Mercato, nel 2020 sono stati effettuati numerosi rilasci funzionali relativamente al programma “Trasformazione Mercato” e la migrazione di gran parte dei Clienti energia elettrica e gas sulle nuove piattaforme di Customer Relationship Management e fatturazione. Nel corso dell’anno è avvenuto anche il rilascio della nuova app Iren You per i clienti, su cui sono stati anche abilitati i canali di pagamento digitale “PSD2”. Il programma di Trasformazione continuerà nel 2021 con la migrazione del clienti business del mercato energia elettrica e gas e dell’idrico. Nel 2020 è stata inoltre avviata una nuova progettualità che porterà al rilascio della nuova piattaforma in cloud di Energy Trading & Risk Management e Forecasting Energy, che sarà in grado di gestire e ottimizzare il portafoglio di Iren.

Relativamente alla BU Reti, si sono completati i rilasci del nuovo sistema di Asset e Work Force Management (WFM) anche per la distribuzione energia elettrica completando così il programma attuato per le diverse linee di business. Sono inoltre proseguite le attività relative al progetto “Iren Way” volto alla rivisitazione e standardizzazione dei processi e dei sistemi informativi a supporto delle attività tecnico-commerciali della gestione delle reti; ad inizio ottobre è stato effettuato il primo rilascio relativo allo stream GAS, mentre proseguono le attività relative agli stream EE e Idrico.
A novembre 2020 si sono avviate le attività relative al progetto PMS2 (smart meter 2G EE) il cui rilascio è previsto per novembre 2021, in concomitanza con il rilascio dello stream EE di Iren Way. E’ stato infine rilasciato ad inizio novembre 2020 il progetto “GeoIren” relativo all’unificazione della cartografia.

Per la BU Ambiente sono proseguite le attività legate al programma “Just Iren”, che prevede il completo ridisegno della mappa applicativa a partire dal settore della raccolta e spazzamento e delle attività inerenti il rapporto con Comuni e cittadini. A maggio 2020 sono state rilasciate le funzionalità per la gestione dei servizi ambientali e delle pese di AMIAT. Proseguono invece le attività per il rilascio di Just Iren per Iren Ambiente.
Nel corso del 2020 sono state inoltre completate le integrazioni sistemiche in Iren Ambiente delle società Ferrania e CMT. Sono in corso le integrazioni delle società UNIECO e I.Blu.

Relativamente all’area Governance ICT sono state due le principali iniziative:

  • IT Iren Now, completata a dicembre, relativa alla completa revisione e digitalizzazione dei processi di IT Service management sulla piattaforma Service Now, con l’obiettivo di:
    • razionalizzare e accelerare i processi di assistenza all’utente e gestione dei servizi;
    • facilitare la richiesta di assistenza IT;
    • ottenere maggiore controllo sull’architettura ICT, grazie alla completa visibilità dell’infrastruttura e delle relazioni tra i suoi vari componenti;
    • gestire l’integrità del servizio End to End, vista la crescente domanda di servizi ICT sempre disponibili e flessibili ai cambiamenti frequenti.
  • ISO 27001: a luglio 2020 si è concluso il progetto per la certificazione UNI CEI EN ISO/IEC 27001:2013, con oggetto “Erogazione dei servizi ICT (progettazione applicativa e infrastrutturale, manutenzione dei sistemi applicativi e infrastrutturali, gestione degli asset a supporto) forniti a Iren S.p.A.”, con l’ottenimento del relativo certificato; a giugno 2020 è stato inoltre avviato il progetto per l’estensione del perimetro di certificazione ad altre società del Gruppo.

Il 2020 ha visto inoltre una serie di iniziative progettuali volte ad innalzare il livello di sicurezza contro eventi e minacce cyber; oltre alle azioni intraprese in ambito certificazione 27001, le più significative sono:

  • Segregazione dei sistemi di autenticazione al dominio di rete aziendale;
  • Adozione di una piattaforma di Threat Intelligence per l’analisi delle minacce cyber;
  • Implementazione di una piattaforma di Endpoint Detection and Response per le postazioni di lavoro;
  • Introduzione di uno strumento di analisi del traffico di rete ai fini di individuare eventuali azioni malevoli (in corso);
  • Introduzione del doppio fattore di autenticazione per l’accesso ai sistemi (in corso);
  • Adozione di uno strumento per la gestione delle utenze privilegiate (in corso).